Det er et stort ansvar at stå for at arrangere firmaets konference. Derfor er det helt naturligt, at der er noget, som du er bange for at glemme. Du har sikkert styr på det vigtigste som lokaler, mad i løbet af dagen, invitation af deltagere og transport til og fra stedet.
Men der er mange små detaljer, der nemt kan undslippe dig, når du har så travlt med at planlægge. De er med til at gøre det endnu mere stressende for dig at være arrangør, når du skal til at korrigere dem på selve dagen. Her er en liste over nogle af de ting, som arrangører af konferencer ofte glemmer:
AV-udstyr, projektor og flipover
Noget af det vigtigste i forhold til en konference er, at der er AV-udstyr, projektor, whiteboards og en flipover. Det giver jer mulighed for at holde foredrag for hinanden og at brainstorme sammen. Det er med til at give en superfrugtbar og produktiv konference.
Det er dog nemt at overse, at det er noget, der skal være tilgængeligt i de lokaler, som du har lejet. Det kan give dig noget sved på panden i sidste øjeblik, hvis du skal ud at skaffe det. Derfor er det vigtigt, at du sørger for at leje et lokale, hvor udstyret allerede er der. Et af de steder, hvor du kan det, er hos Club Riva i Rungsted Havn. De kan stå for at skræddersy hele din konference. Læs mere om dem her.
Morgenmad og noget at styrke sig på i løbet af dagen
Morgenmad er en fantastisk måde at starte en konference på. Det er med til at gøre, at I kan tale uforpligtende sammen, inden I går i gang med de mere seriøse samtaler. Samtidig er rart for dem, der kommer langvejs fra, at de kan starte med at få morgenmad.
Det er dog noget, som mange har det med at glemme. Det samme gælder kaffe og kage i løbet af dagen, så I kan holde energiniveauet oppe. Ved at vælge et professionelt sted at holde konference er I sikre på, at der er styr på det i løbet af dagen.
Mulighed for at se området
Har I konferencedeltagere, der kommer langvejs fra, er det en god ide, at der er mulighed for at se noget mere af området. Det kan for eksempel være at tage på museum, gå en tur langs med vandet eller lignende. Holder du for eksempel konference på ovennævnte Club Riva, kan I tage en pause og gå på Karen Blixen museet, Rungstedlund, eller gå en tur på havnen.
At du selv skal deltage i konferencen
Skal du selv deltage i konferencen, er det vigtigt, at du har tid til det. Derfor skal du sørge for, at du skal stå for så lidt som muligt under selve konferencen. Det kan for eksempel netop være ved, at du finder et sted, hvor de kan stå for at skræddersy konferencen. Dermed har du mulighed for at deltage på lige fod med de andre.
